会社によっては、英語でビジネスメールを再送したり返信依頼をしたりすることもあるでしょう。再送などの際に気を付けたいマナーやよく使う表現、例文などを解説します。英語があまり得意ではない方も読みやすい内容にしてあるので、ぜひチェックしてみてください。
英語でビジネスメールを再送するときのマナー
コミュニケーションツールとしてメールは欠かせないものになりました。ときには、会議への参加をメールで依頼することもあるでしょう。
しかし、会議への参加を依頼するメールを送っても返信が来ないこともあります。
「ちゃんとメールをチェックしてくれているのかな？」「会議に参加できないってことなのかな？」と疑問に思ったら、再送メールを送るのが賢明です。
とはいえ、相手は後からメールを送ろうと思っていたのかもしれません。そこで、相手の気分を害さないように配慮しつつ再送メールを送る必要があります。
日本語の場合は問題なく対応できる方も多いでしょうが、英語だと困る方もいるはずです。
そこで、ここでは英語でメールを再送するときのマナーについて解説します。これから解説する4つのポイントは押さえておいてくださいね。
- 挨拶を忘れない
- 件名で再送の目的がわかるようにする
- 再送前のメールの日付を書く
- お詫びの言葉を添える
再送でも挨拶を忘れない
英語での再送メールであっても挨拶を忘れないでください。通常のメールと同じようにしましょう。
急ぎの場合、挨拶を省きたい方もいるかもしれませんが、とくに社外なら挨拶を書くのが望ましいです。
たとえば、下記のような挨拶の書き方があります。
- I hope you are well.（調子はいかがでしょうか。）
- I hope you are doing well.（元気にしていらっしゃいますか。）
メールの件名で再送の目的を伝える
メールの件名で再送であることがわかるようにしましょう。
再送であることを明確にしないと、「なぜ、同じメールを送ってきたのだろう？」と疑問に思うかもしれません。
メールでは内容を見ずとも件名でメールの趣旨がわかるようにするのがベターです。訂正のメールなのか催促のメールなのかが一目でわかるようにしましょう。
例文として、「Resending:With reference to my email of April 1st（再送：4月1日のメールについて）」として再送であることがわかるようにしましょう。
再送前のメールの日付を記す
訂正や催促などでメールを再送する場合、よりわかりやすくするためには、前に送ったメールの日付を書いておくとよいですね。
「I’m writing with reference to my email of April 1st.（4月1日に送ったメールについて書いております。）」といったイメージです。
もしかすると、前に送ったメールを確認したいかもしれませんからね。
お詫びの言葉を添える
また、再送メールの行き違いにも考慮するのが好ましいです。
再送メールを書いている途中で、メール返信が来たというケースもあるためです。
ちなみに、迷惑メールフォルダに入ってしまっていることもあるので、本当にメールが届いていないか念入りにチェックしたほうがよいですね。
再送メールを送るときはよく確認しなければいけません。
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英語のビジネスメールでよく使う表現
次に、英語のビジネスメールでよく使う表現を確認していきましょう。
ある程度決まった形があるので、参考にしてみてください。
～についての表現
まず、「～について」の表現は下記のとおりです。
- With reference to〜
- In response to〜
- About
- Regarding〜
「プロジェクトの参加について」「今週末の会議について」などと、使用するでしょう。
要件を明確にするために必要な表現です。
カジュアルな表現
再送メールの相手が部下や後輩なら、あまりにも丁寧だと不自然です。カジュアルな表現のほうが好ましいでしょう。
その際は、「Have you had time to check my email？（メールを確認してもらっているかな？）」というような表現を使ってください。
カジュアルな英語表現も使えると「こなれているな」と思ってもらえるでしょう。
新しい情報を加える表現
たとえば、会議参加の可否を尋ねたメールを再送する場合、日にちが経って会議の詳細が決まっていることもあるでしょう。
このように新しい情報を伝えるときは、「I would like to let you know further details of the next meeting.（次の会議に関する新たな情報をお知らせします。）」といった表現を使ってください。
ほかには「Further to my email of April 1nd regarding（4月1日に送信したメールに加えて）」といった表現もあります。
追加情報に関しては「more」よりも「further」を使うほうが一般的です。
英語のビジネスメールの再送でよく使う単語
続いて、再送メールでよく使う英単語を紹介します。
名詞
名詞でいうと、以下のような英単語を知っておくとよいでしょう。
- 「typo（誤記）」：1つの場合は「a typo」、2つ以上の場合は「typos」
- 「inconvenience（ご不便）」：「sorry for this inconvenience」として使う
形容詞
形容詞としては以下のような英単語を使います。
- correct（正しい）
- incorrect（正しくない）
- previous（1つ前の、先ほどの）
- minor（軽微な）
- major（重要な）
再送メールで訂正するときに知っておくとよいでしょう。情報誤りや書類の添付忘れなどの場合に使用できます。
動詞だと以下のような英単語があります。
- correct（訂正する）
- attach（添付する）
- ignore（無視する）
- discard（破棄する）
日本語でも訂正などの際「先ほどのメールの情報は誤っておりましたので、破棄していただけますと幸いです。」という表現を使うこともありますよね。
英単語を知っていると、文章を考えやすいです。
英語のビジネスメールの再送でよく使う例文
再送メールでよく使う英単語を知ったところで、例文を紹介しましょう。例文をそのまま使うこともできるはずですので、ぜひ参考にしてください。
誤記の訂正
誤記を訂正するときは「Please allow me to correct the previous email. I have found a typo.」と書くとよいでしょう。
日本語では「先ほどのメールを訂正させてください。誤記がございました。」という意味です。
また、正しくない情報と正しい情報を並列させて、どこが間違っていたか明らかにしてください。
Incorrect：The final version will be available on 01April2021
Correct：The final version will be available on 01April2022
正しくない：ファイナルバージョンは2021年4月1日に入手できます。
正しい：ファイナルバージョンは2022年4月1日に入手できます。
添付忘れ
添付忘れの訂正なら「Sorry. Forgot the attachment.」や「I apologize that I forgot to attach the file.」などを使うとよいでしょう。
「Sorry」はフランクな表現です。より丁寧な表現がふさわしいなら、「apologize」を使ってください。
さらに「I’m sorry for this inconvenience.（ご不便をおかけして申し訳ございませんでした。）」という1文を入れてもよいですね。
宛先間違い・CC忘れ
宛先間違いは、「I’m sorry that I accidentally sent the previous email to you. Please discard.（すみません。先ほどのメールは誤送信です。破棄してくださいませ。）」を使うのが一般的です。
また、CC忘れは「I’m sorry that I forgot to copy you. Please see the following email.（すみません。CCに入れるのを忘れていました。下記のメールをご確認くださいませ。）」と書きます。
「I’m sorry that ～」を「I apologize that ～」とすると、より丁寧な表現になります。
英語のビジネスメールで返信依頼を書く場合のマナー
次に、返信メールを依頼するときに気を付けたいマナーについて解説します。
たとえば、会議参加の可否を伝えるメールを送っても返信がなかった場合や期限が過ぎても書類を提出してくれなかった場合などに返信依頼メールを送るでしょう。
その際は、相手の気分を害さないように気を付けなければいけません。
- タイミングに注意する
- 件名で返信依頼であることを伝える
タイミングに注意する
ビジネスにおいては、24時間以内に返信が来ないと遅いと感じる方も少なくありません。
しかし、金曜日の夜にメールを送った場合、翌週の月曜日にならないと出勤しないため、メール返信が来ないことも十分考えられます。
とくに海外とメールのやりとりをする場合は、時差を考慮しなければいけません。
たとえば、日本とアメリカ・ロサンゼルスの時差は17時間、ニューヨークは14時間、イギリス・ロンドンは9時間あります。
日本では業務時間内であっても、海外の現地時間ではどうかしっかり判断しましょう。
返信依頼メールは送るタイミングが早すぎると、相手は不快に感じるかもしれません。
また、本当にメールを送れていたかということもよく確認してください。下書きのまま保存していたり通信エラーになっていたりしているかもしれませんよ。
返信依頼メールは催促していることになるので、よく注意して送りましょう。
件名で返信依頼であることを伝える
件名で返信依頼であることを伝えるのも大切なことです。
たとえば「Reminder: 」と付けると、優先的にメール内容を確認してくれるかもしれません。
英語のビジネスメールで返信依頼を書く例文
英語で返信依頼メールを送る際に知っておきたい例文を紹介します。
返信を依頼する表現
最もスタンダードなのが「I look forward to hearing from you.（ご返信よろしくお願いいたします。）」という例文です。
ほかには「I would be grateful if you could let us have your answer concerning this matter by April 1st.（この件に関しては4月1日までにご返信いただけますと幸いです。）」という例文も使えます。
早めの返信を依頼する表現
早めの返信を依頼するときの例文は、以下のとおりです。
- Please respond by this coming Monday.（次の月曜日までにご返信くださいませ。）
- I would appreciate it if you could give us your reply by April 1st.（4月1日までにご返信いただけますと幸いです。）
- I hope to hear from you by April 1st.（4月1日までにご返信いただきたいです。）
- A prompt reply will be greatly appreciated.（お早めにご返信いただけますと幸いです。）
やわらかい催促の表現
やわらかい表現を好むなら、以下を参考にしてみてください。
- I e-mailed you on April 1st, but it seems that you have still not replied.（4月1日にメールいたしましたが、ご返信いただけていないようです。）
- I’m afraid that my message may not have reached you.（メールは届いていますでしょうか。）
- Please let me know if you need more information concerning this matter.（この件に関する詳しい情報が必要でしたらお知らせください。）
相手が取引先や上司ならやわらかな表現を使ったほうがよいかもしれません。
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英語のビジネスメールを再送するときは件名をはっきり書こう
今回は、英語で訂正や催促などの再送メールを送るときのポイントや例文を解説しました。再送メールを送る際は件名にはっきりと訂正や催促の旨を書いておくとスムーズに確認してくれるでしょう。
また、再送メールは、送るタイミングにも気を付けてくださいね。失礼のないように注意しましょう。
