リマインドの意味を理解しよう！ビジネスにおけるメールの件名・書き方も解説！

ビジネスシーンで使われることが多い「リマインド」。特にメールで使用することが多いリマインドですが、その意味をしっかりとご存知ですか？そこで、リマインドの意味やベールで使う場合の件名や書き方についてご紹介していきましょう。

「リマインド」の意味とは

ビジネスシーンで使われることが多い「リマインド」という言葉。最近ではスマホアプリにも「リマインダー」があり、使用されている方もいらっしゃるでしょう。

「リマインド」は多用されている言葉ですが、しっかりと正しい使い方が出来ているという自信はありますか？「リマインド」の意味や類語、「リマインドメール」や「リマインドコール」などの使い方などご紹介していきましょう。

意味は「思い出させる」「思い起こさせる」

「リマインド」の意味は「思い出させる」「思い起こさせる」です。相手に対してアポイントや会議などの予定を再確認してもらう、思い出してもらうというときに使います。

リマインドは相手に通知するという直接的な行為ではありません。相手に思い出してもらうという間接的、補助的な行為となります。

「リマインド」の語源

「リマインド」は英語の「remind」が語源となります。「remind」も「リマインド」同様に「思い出させる」という意味です。英語では、「remind A of B」で「AにBを思い出させる」という使い方をします。

「remind」は「re（再び）」と「mind（心・注意・意識）」が合わさった単語です。

「リマインド」と「アラート」の意味の違い

リマインドよりもさらに緊急性の高い状況で使われる言葉が「アラート」です。リマインドよりも急ぎの用事や、すぐに対応してもらわないといけないような時に使われるのが「アラート」です。状況に応じて使い分けるようにしましょう。

「リマインド」の関連語と意味

「リマインド」を行う手段はいくつかありますが、最も多く使われるのがメールでしょう。「リマインドメール」や「リマインドコール」「リマインダー」といった関連語がありますが、それぞれの意味はどのようなものなのでしょう。

「リマインドメール」の意味

まずは、リマインドが最も多く使われている「リマインドメール」です。リマインドメールとは、以前に知らせていたことの期限や日時が近づいてきたときに、再確認してもらうために送るメールのことです。

前もって決まっている予定や、その内容を忘れてしまわないように思い出してもらうためのメールであり、上司や部下、取引先に送ることがあります。もちろん自分がリマインドメールを受け取る機会もあるでしょう。ビジネスがスムーズに進むための一つの手段です。

「リマインドコール」の意味

リマインドはメールだけではなく、電話でも行うことがあります。それが「リマインドコール」であり、イベントなどの出欠確認や新規契約の確認などに使用されています。リマインドコールを行うことによって、ビジネスの機会を損失してしまうリスクを防ぐことも期待できるでしょう。

「リマインダー」の意味

パソコンやスマートフォンのアプリにもある「リマインダー」は、名前の通り予定を前もって思い出させてくれる機能のことです。日時や予定を入力しておくと、その指定した日時に通知してくれるのでビジネスで利用されている方も多いです。

「リマインド」のビジネスでの使い方

「リマインド」はビジネス上の様々なシーンで使用されます。しかし、間違った使い方をしてしまうと相手にとって失礼に当たることもありますので、正しいシーンで正しい使い方をしましょう。

ビジネスでリマインドする時とは

ビジネスシーンでリマインドが必要なシーンは様々です。

など、こちらは一部となりますが、特に重要な案件に関してはリマインドしておく癖をつけると良いでしょう。リマインドにより時間のロスも減り、今後のビジネスがスムーズにいくことになります

リマインドメールの件名の書き方

上司や取引先などにリマインドメールを送る場合、どのような書き方をするのが最もスマートなのでしょう。まずは、件名の書き方です。

メールの件名は、それだけでどのような内容なのか把握できるようにするのがポイントです。しかし件名に「リマインド」をつけてしまうと、まるで返事を催促しているような受け取り方をされてしまう恐れがあります。

そこで、リマインドメールの件名には「再送」や「〇〇についてのご確認」「締切間近」といった言葉を加えるようにしましょう。

もちろん相手との関係性によっては「リマインド」を件名につけても問題がないこともあります。相手によって受け取り方が異なるので、しっかりと見極めてからつけるかどうか判断しましょう。

リマインドメールの書き方・例文

リマインドメールの件名はクリアしましたが、実際にメールの内容はどのような書き方だと失礼に当たらないのでしょう。文章の頭に「お忙しいところ恐縮ですが」や「恐れ入りますが」などの一言を付け加えることが大切です。このクッション言葉があることによって、相手の受け取り方も随分と変わります。

そこで、それぞれのシーンでのリマインドメールの書き方を例文を交えてご紹介します。ぜひリマインドメールを送る際には参考にしてください。

日程の確認

まずは「日程の確認」です。取引先とのアポイントメントや会議、社内の飲み会など、約束している日程が迫ってきているときにリマインドメールを送ることもあるでしょう。約束を再確認し、相手が予定を忘れていたということを事前に防ぐことができます。

出欠の確認

飲み会やイベントなど、出欠の確認をとる際にもリマインドメールは使われます。締め切り前にリマインドメールを送ることによって、全員の出欠がスムーズに把握できるでしょう。

お忙しいところ恐縮ですが、期日までに出欠予定を○○までご連絡ください。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

提出期限が近くなった時

会議の資料や清算書など、提出期限が決まっているものがまだ確認できていない場合にもリマインドメールを送ります。その際には、相手に失礼がないように丁寧な言葉を用いるように注意し、最後に行き違いへのお詫びの一文を添えておきましょう。

リマインドメールへの返信・例文

リマインドメールを受け取った場合には、感謝の気持ちを込めて返信する必要があります。なるべく早めに返すようにしましょう。

出欠の確認で、まだ予定が決まっていないという場合にも返信しておきましょう。その際は「ご連絡ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、まだ予定が決まっておりません。予定が決まり次第連絡いたしますので、よろしくお願いします。」などと返信します。

ただし、一斉送信されているリマインドメールで、自分には当てはまらないという場合には返信する必要がありません。

「リマインド」の類語・意味

リマインドは日本語としてもすでに定着していますが、別の言葉でも言い換えることができます。そこで、リマインドの類語とそれぞれの意味についてご紹介します。リマインドの類語には催促・再確認・再通知・注意喚起などがあります。

催促

「催促（さいそく）」は、「物事を早くするように促すこと」という意味です。ビジネス上では催促をしなければいけない機会が多いです。しかし、口頭でもメールを送る場合でも、相手を責めるような口調や文章にならないこように注意が必要です。相手に不快感を与えないように、「催促」という単語自体を使用するのはNGです。

再確認

「再確認」は「もう一度よく見て確認すること。再び確認すること。」という意味です。リマインドメールを送る際、件名に「再確認」と入れることもあるでしょう。文章中の「リマインド」を「再確認」に置き換えても成立することも多いです。

再通知

「再通知」は「再び通知すること」という意味です。「リマインド」の日本語訳が「再通知」となることもあり、再確認と同様にリマインドメールの件名に使われることも多いです。

注意喚起

「注意喚起」は「気をつけるように呼び掛けて意識させること。用心するように意識させること」という意味です。「喚起」が「促す」という意味なので、「注意喚起をする」という使い方が正しく「注意喚起を促す」は誤用ですのでご注意ください。

「リマインド」以外のビジネス用語もチェック！

「リマインド」の意味や使い方についてご紹介しました。ビジネスマンはリマインドメールを送ったり受け取ったりする機会が多いですが、リマインド以外にも様々なビジネス用語があります。そこで、よく使われるビジネス用語の「報連相(ほうれんそう)」と「ペンディング」も併せてご紹介しておきましょう。

報連相(ほうれんそう)

ビジネス上で非常に重要な言葉である「報連相(ほうれんそう)」は、新人の頃から耳にすることが多いのではないでしょうか。仕事が出来る人ほど「報連相」を欠かさずにしっかりと行っています。この「報連相」は一体何の略なのかパッと頭に浮かんできますか？

「報連相」は「報告」「連絡」「相談」の3つの言葉の頭文字を取った造語です。「報告」は過去に起こったこと、「連絡」は変化、「相談」は問題点で、それぞれを共有することをビジネスシーンでは「報連相」と呼んでいます。

「報連相」をしっかりと行うことにより、効率よく仕事が進められトラブルが発生しても対処することができます。コミュニケーションを円滑にすすめるためにも「報連相」は大切です。

ペンディング

「ペンディング」は「先送り・保留」という意味です。会議や商談でで使われることが多い言葉で、日本語で「保留にしましょう」と伝えるよりも「ペンディングしておきましょう。」と伝えた方が、相手に与える印象が柔らかくなります。

「ペンディング」した案件は、いつまでも保留状態にしておかないことが重要です。その場で決まらなかったということは、何かしらの問題点があったということなので、解決する必要性があるでしょう。

「リマインド」の意味を理解してビジネスで活用しよう！

「リマインド」は相手に対して「思い起こさせる」「思い出させる」という意味です。リマインドすることにより、ビジネスがスムーズにすすみ滞ることがなくなるでしょう。ぜひリマインドをマスターしてビジネスで使っていきましょう。