一流のビジネスマンであれば、ビジネスシーンにおける細かいマナーまで気を配る必要があります。そのためホッチキスの止める位置一つでも、ビジネスマンとしての能力が現れるのが現実です。そこで今回はホッチキスの止める位置、止め方などのマナーを解説していきます。
ホッチキスの正しい位置・マナー
周りから一目置かれ、仕事のできるビジネスマンは、細かな部分への配慮も一流です。
デジタル化が進む現代でも、まだまだ紙資料の重要性は色褪せません。
紙資料は現物として手に残るため、制作の際にはより一層の気配りが求められます。
そこで今回は、周りから一目置かれる存在になるため、ビジネスにおけるホッチキスのマナーを解説していきます。
このような些細なことにも気を配れるビジネスマンになれるよう、ぜひ参考にしてください。
縦書き書類の止め方・位置
まず最初に、縦書き書類の正しいホッチキスの止め方について解説していきます。
結論から言うと、縦書き書類の場合、右上にホッチキスを止めるのが正しいマナーとされています。
縦書き書類の場合、読み始めが右上になり、読み終わりが左下になります。
そのため、次のページをめくる際、読み終わりである左下を対角線である右上に持って行きます。
この動作を邪魔しない最適な場所が、右上となるため、縦書き書類の正しいホッチキスの位置は、右上となります。
このような些細なことにも気づき、配慮を出来る人材が、仕事でも大きな結果を残す傾向にあるため、たかがホッチキスと思わず、書類制作の際は意識してください。
横書き書類の止め方・位置
それでは次に、横書き書類の正しい位置を解説していきます。
横書きの場合、正しい位置は左上になります。
これは縦書き書類の原理と同様で、横書き書類の読みはじめは左上になり、読み終わりが右下になります。
そのため読み終わった際、ページの右下部分を掴み、左上に移動させるのが自然な流れになります。
このように横書きも、縦書き同様に自然な視線誘導に合わせたマナーがあるため、つい右上に止めないように注意してください。
縦書き・横書き混在の書類の止め方・位置
新卒や若手ビジネスマンが時折迷ってしまうのが、縦横混合の書類です。
縦横混合の場合、こちらも左上にホッチキスをするのがビジネスシーンのマナーです。
資料にもよりますが、横書きを主として説明を展開し、随所にグラフやデータなどを縦書きで混合する場合が多くあります。
この際縦書きの補足資料はあくまでメインではなく補足のため、全体の主となる横書きの情報が重要なため、基本的には左上に止めるようにしましょう。
ただ資料によっては、縦書きがメインで、横書きの情報が補足の場合もあるため、ホッチキス止めをする際は、資料を事前に読み、臨機応変に対応するようにしてください。
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用途別・ホッチキスの正しい位置
それでは次に、用途別のマナーについて解説をしていきます。
資料制作の際、その用途は様々あるでしょう。
そのため、実際に資料を作る際は、どのような用途で資料が使われるかに配慮をする必要があります。
冊子にする場合の止め方・位置
まず最初は、書類を冊子にする場合です。
冊子にする場合は、基本的に真ん中で折り、両面の資料を確認することになります。
そのため、折り目を付けた中心の上下に等間隔でホッチキス止めをし、両面が綺麗に見えるようにしましょう。
しかし、180度資料を開いた時に、より綺麗な書類にするには、通常のホッチキスでは届きにくいため、中綴じ用の専用ホッチキスを使うなど工夫が必要です。
ファイリングする場合の止め方・位置
ファイリングする場合は、その後の使い方にも気を配りホッチキス止めをする必要があります。
なぜなら、ファイリングした資料をそのまま保管する企業も多いですが、その際ホッチキス部分だけがかさばり、不自然に膨らんでしまいます。
そのため、ファイリング保管を前提にした書類を作成する場合、ホッチキス止めする位置を少しだけずらすことをおすすめします。
そうすることで、ホッチキス部分が変にかさばることを防ぐことができます。
中綴じにする場合の止め方・位置
中綴じも、基本的には冊子同様、ピッタリ真ん中でホッチキスを止める必要があります。
中綴じの場合も、180度開いた際、両面の資料を一度に確認するため、少しでもずれてしまうと、綺麗な書類にはなりません。
そのため、中綴じで資料を作成する際も、きちんと折り目をきれいにつけ、四隅を合わせてホッチキス止めをするよう心がける必要があります。
ホッチキスの位置以外の止め方のポイント
ホッチキス止めは、書類のタイプや書き方によってさまざまなマナーがりますが、その他にも実は細かいマナーがあるのを知っていますか？
一見すると、そんな細かいことまで？と感じる方もいると思いますが、取引先や社内から一目置かれる存在になるには、このような細部までの気配りも欠かせません。
そこでここでは、ホッチキスを止める位置以外の細かいマナーを解説していきます。
止める角度は斜め45度
まずはホッチキスを止める角度についてですが、書類に対して45度が理想です。
一つ目の理由が、かさばりを防ぐ点です。
書類に対して縦や横に止めてしまうと、めくった際にそのまま書類がかさばり、後半に行くにつれて書類が見づらくなってしまいます。
2つ目の理由としてあげられるのが、めくりやすさです。
次のページへ行く際に、45度で止めてある方が、スムーズに捲ることができ、書類を読んでいる際もストレスを感じにくいです。
特に紙資料を扱う際、取り扱いづらく会議中に破れたりしてしまうと非常にストレスに感じるでしょう。
そのため無駄なストレスをなくすためにも、適切な角度でホッチキスを止めることもビジネスシーンでは重要です。
2ヵ所止めは縦に真っ直ぐ
中綴じや冊子タイプの書類を作る際は、上下2ヵ所止める必要があります。
このように1つの書類に対して2ヵ所ホッチキスを止める際、まっすぐ縦一列にそろうように止めましょう。
少しでもずれてしまうと、書類が綺麗にまとまらなかったり、あとからファイリングした際にかさばったりしてしまいます。
また、特に2ヵ所止める際は、丁寧さがより目立ってしまうので、より注意深く書類制作することをおすすめします。
各会社のルールも確認
書類作成には基本的なビジネスマナーがありますが、場合によっては会社ごとにオリジナルのルールもある場合があります。
その場合は、基本のマナー以外にも各社のルールを優先し従う必要があります。
そんため、事前に自分の属する会社のルールや、提出先企業のルールは把握しておくと良いでしょう。
ホッチキスの上手な止め方・外し方
では最後に、ホッチキスを取り外す際のコツを解説していきます。
どんなにマナーやルールを理解しても、最終的に止める際、ずれてしまっては元も子もありません。
そこで手先が不器用であったり、細かい作業が苦手と感じてる人などは、ぜひ参考にしてみてください。
厚い書類をホッチキスで止める裏ワザ
資料の枚数が多く、つい分厚くなってしまう書類の作成は非常に難しいものですよね。
ホッチキスを止めても、裏まで貫通せず、何度も止めなおすなどの経験は、だれしも1度はあるでしょう。
そこで、分厚いか書類をホッチキス止めする際、裏ワザとして、発泡スチロールトレイの使用をおすすめします。
やり方は簡単で、発泡スチロールトレイを5cm×5cmほどの正方形に切ります。
そして、ホッチキス止めをする紙の下にそのトレイをセットします。
あとはそのまま力を入れてホッチキスを止めるだけです。
そうすると裏まで貫通しやすく、また貫通した針を見ると、まだ閉じておらず針がまっすぐ綺麗に残っています。
あとはホッチキス裏のリムーバーなどの、固いものでしっかりと針を折り曲げてあげることで完成です。
ホッチキスを綺麗に外す方法
場合によっては、一度ホッチキス止めをした書類を外すシーンもあるでしょう。
これがなかなか厄介で、一度止めてしまった書類を、キレイにホッチキスから外すことは案外難しいです。
そこでホッチキスをきれいに外したい場合、ホッチキス裏のリムーバーを活用しましょう。
リムーバーは金属タイプの薄いものがおすすめです。
この方がより細かい作業が綺麗にできるため、書類を痛める危険性を大きく下げることができます。
また大きめのホッチキスや、大量にまとめた書類を分解するときは専用のホッチキスリムーバーもおすすめです。
値段も数百円程度で購入できるので、自分の引き出しに1つあると何かと便利になります。
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| デロイトトーマツコンサルティング | ★★★★ | ★★★★ |
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ホッチキスの正しい位置・マナーを覚えよう！
ここまで解説したように、マナーや礼儀作法を重んじる日本では、細かな部分への配慮や気配りも求められます。
こんな細かいことまで？と思う人もいるでしょうが、一流のビジネスマンを目指すのであれば細部への追及も怠ってはなりません。
仕事で結果を残すことはもちろん大切ですが、それ以外に社内の庶務作業などもそつなくこなすことができれば、取引先や上司などもさらにあなたに注目するでしょう。
そのため、周りを一歩リードし、ワンランク上のビジネスマンを目指すのであれば、たかがホッチキスと思わず、細部への気配りも忘れないようにしてください。
