内定先への電話のかけ方のマナーや電話をかける際にチェックしておきたいこと、話す際の注意点などを紹介します。昨今の転職活動はメールでのやり取りも多いですが、いざという時のために電話のマナーも覚えておきたいものです。不安があるという方はぜひご一読ください。
内定先への電話のかけ方のマナーを知ろう
内定先企業へ電話をかける際にはどのようなマナーがあるのでしょうか？
現代のコミュニケーションツールの主流はラインやショートメールなどのSNSです。ですから電話のマナーには自信がないという人も多いのではないかと思います。ここでは、内定先企業に電話をかけるマナーについて紹介します。
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内定先に電話をかける際にチェックしておきたいこと
転職活動においても志望先企業や内定先とのやり取りにメールを使用することが増えています。ですが、電話の基本のマナーを知っておく必要があります。
たとえば、内定者の電話対応のマナーが不十分であるため、企業の採用担当者が不安を感じてしまうということがあります。
その理由は、入社後に内定者がきちんとした電話対応をできるかどうかも企業にとっては重要なポイントであるからです。つまり、内定者が入社後に取引先や顧客との電話連絡をする場合を想定しているのです。
これから電話の受け答えの基本マナーについて紹介しますので、理解しているという人も再確認の意味で目を通していただけたらと思います。
かける時間帯は10～12時、14～16時頃
内定先に電話をかける上で適切な時間帯は何時頃でしょうか？
内定先の勤務時間が9〜18時である場合には、10〜12時と14〜16時頃の電話が適切であると考えられます。なぜなら、就業開始直後やお昼休憩の前後、終業時間の直前は特に担当者は忙しいことが多いためです。そして、内定先の勤務時間によっては電話を避けるべき時間帯も変わります。勤務開始時間が10時からの企業の場合、11時〜11時半頃に電話をかけるなど臨機応変な対応が必要となります。
電波状況のよい静かな場所でかける
次は電話をかける場所についてですが、どのような場所で電話をかけるべきでしょうか？
それは、電波状況のよい静かな場所です。
周りがうるさいと相手の声が聞き取りずらく、何度も聞き返すことは相手に大変失礼な対応となります。また、電波がよくない場所は通話が途中で切れてしまうこともあるため、そのような場所での電話は絶対に避けるべきです。そして、もし駅や電車の車内等騒がしい場所にいる時に内定先から電話がかかってきた場合には、速やかに静かな場所へ移動してから電話をかけ直すようにしましょう。
話の要点をメモにまとめておく
電話では話す相手の姿が見えないこともあり、話す内容は出来る限り簡潔で分かりやすくしたいものです。そのためには、話の要点や必要事項を箇条書きにするか、メモにまとめておくのがよいです。緊張する心配のある人は、あらかじめ自分が話す内容の台本を作るのもよいでしょう。伝え忘れや聞き逃しを防ぎ、何度も電話をする必要がないように事前の準備をしておくことが大切です。
メモ、筆記用具、スケジュール帳を手元において電話する
電話をかける際は、必ず手元に筆記用具とメモ用紙を置いてからかけるようにしましょう。先方の言ったことを忘れないようにしっかりメモに残して記録するためです。
内定先と電話で話す際の注意点
内定先に電話をする際の注意点を紹介します。
担当者に取り次ぎをしてもらう場合の注意点や担当者が出た場合の注意点、用件が終わり電話を切る際の注意点等具体的にどのように話したらよいのかについて例文付きで解説します。特に電話を切る際の注意点については知らなかったという人もいるかもしれません。いざという時に使える内容ですからしっかり覚えておきましょう。
名乗ってから取り次ぎをお願いする
「お忙しいところ恐れ入ります。私、御社の内定を頂いた○○と申します。採用担当の□□様をお願いできますでしょうか？」
上記の様に相手が電話に出た時は、自分から名乗るのがマナーです。まずは挨拶をした後に自分の名前を名乗ります。電話の相手が担当者でない場合には、そのまま用件を話さず取り次ぎをお願いしましょう。
担当者へ取り次ぎをお願いする際は、「〜様はお手すきでしょうか？」や「〜様をお願いできますでしょうか？」が適切な言い方です。もし、担当者の名前が分からない場合には「人事ご担当者様」や「採用ご担当者様」という言い方で問題ありません。
担当者に再度名乗ってから用件を伝える
「お忙しいところ恐れ入ります。私、先日内定を頂戴した○○と申します。先日お電話を頂いた内定者懇親会の件で、ご連絡させていただきました。今、お時間よろしいでしょうか？」
担当者が電話に出た際は、再度名乗ってから用件を伝えるようにしましょう。電話の取り次ぎをしてくれた人から名前は伝わっているとは思いますが、必ずもう一度名乗るがマナーです。
また、電話は相手の時間を割いて対応をしてもらうことになるため、「今、お時間よろしいでしょうか？」とお伺いを立てることが基本のマナーとなります。
そして、用件が手短に終わる場合はそのまま話を進めていく形で問題はありません。もし、担当者にさらに質問や相談したいことなどがある場合には「□□様、このような内容であと一点だけご質問をさせていただきたいのですが、もう少しお時間を頂戴してもよろしいでしょうか？」と必ずお伺いを立てるようにしましょう。
挨拶とお礼を述べて先に電話を切る
「お忙しい所お時間を頂戴してありがとうございました。それでは失礼いたします。」
ビジネスでは、電話をかけた方が先に電話を切ることが適切なマナーとされています。用件を伝え終わって担当者からも用件がない場合には、上記の様に挨拶と時間を割いて対応してもらったことに対する御礼を述べた後に自分から電話を切りましょう。
内定先に電話をかける際に「お世話になっております」は失礼？
内定先に電話をかける際、「お世話になっております。」と言うのは失礼となるのでしょうか？
結論は失礼にはあたりません。
相手が電話に出て、こちらが「お世話になっております」と言うと、相手も「お世話になります」と返してくれることも多いです。また、ビジネス上の挨拶である「こんにちは」や「お疲れ様です」と返してくれる人もいます。このような場合も採用担当者はあなたの目上の立場であるので問題はありません。
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内定先に電話をかける際はビジネスマナーを守ろう
以上、内定先に電話をかける際のビジネスマナーについて紹介しました。
企業の採用担当者は、採用内定者の電話応対のマナーを比較的細かく観察していることも多いです。しかし、基本さえ覚えておけば、”やはりこの人を採用してよかった”と採用担当者に安心感や好印象を持ってもらえるよい機会ともなるため、基本的なマナーはしっかり押さえておきましょう。
そして、電話のマナーで最も重要なポイントは「相手は忙しい中でも自分のために時間を割いてくれている」という意識を持つことです。相手に配慮する意識を常に持つことで、電話対応だけでなく、ビジネスマナー全体が自然と向上していくでしょう。
