「退職届の用紙は何を選べばいいの？」「退職届にコピー用紙やルーズリーフを使っていいのか知りたい」と悩んでいませんか？退職届を出す機会は人生でそう何度も経験しません。退職届にふさわしい用紙は、「白色便せん・コピー用紙・退職届専用用紙・指定されたフォーマット」です。ぜひ最後まで読んで参考にしてください。
退職届にふさわしい用紙はA4かB5サイズ
一般的に、退職届に使用される用紙サイズは、「A4」か「B5」サイズです。
A4サイズであれば、家庭用プリンターやコンビニで手軽に印刷でき、用意しやすいサイズ。
B5サイズであれば、用紙を入れる封筒もコンパクトになりやすいので、スーツの胸ポケットに入れやすいのが特徴です。
いざ退職届を提出しようとしても、上司が忙しかったり、人目を避けたかったりと、渡すタイミングが難しいことが多いので、来たるタイミングでさっと渡せるのもメリットです。
どちらのサイズを選んでも、ビジネスシーンにふさわしい「無地」タイプを選びましょう。
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退職届の用紙の種類
それぞれ詳しく説明します。
なお、会社によっては指定のフォーマットで退職届を提出しなければならない会社もあります。
作成・提出前に就業規則や人事部に確認するようにしましょう。
白色便せん
白色便せんは、手書きで退職届を作成する場合によく使用されます。
白色便せんを選ぶ場合は、必ず無地タイプを選びましょう。
イラストや柄付きの便せんは、ビジネスシーンには不向。たとえワンポイントのイラストやロゴであっても避けるべきです。
白紙で罫線が入ったタイプであれば、そのまま使用しても構いません。罫線付きの便せんを選ぶ場合は、派手な色の罫線を避け、黒かグレーのものを選びましょう。
コピー用紙
一般的なコピー用紙でも、退職届として作成・提出できます。
コピー用紙を退職届の用紙として使う場合は、手書きでなく印刷して使用するケースが多いです。
家庭にプリンターと用紙があれば、簡単かつ素早く作成できるのが大きな利点。用紙は、「A4」か「B5」サイズで作成しましょう。
なお、ひとくちにコピー用紙といっても、値段によって厚みのばらつきがあります。
透けてしまうような薄いコピー用紙ではなく、ビジネスで扱えるレベルの厚みのタイプを使用しましょう。
また、わら半紙や再生紙はもちろん、色付きの用紙はそもそもビジネスに向いていません。
ビジネスに向いていない用紙は避けるようにしましょう。
退職届専用用紙
履歴書のように、市販されている退職届専用用紙を使うのも手段のひとつです。
市販されているものは、用紙だけでなく封筒もセットになっているので、別々に購入する手間が省け、サイズや素材に悩む心配がありません。
また、注意事項や形式などを詳しく説明してくれている「書き方ガイド」も同封されているので、安心です。
会社ごとの指定フォーマット
会社によっては、あらかじめ文面が記載された指定フォーマットを用意しているところもあります。
事前に上司に確認するか、確認しづらいようであれば就業規則や社内共有フォルダ、人事部に確認をとりましょう。
なお、会社所定フォーマットがあった場合でも、そのフォーマットを使って提出しなければならないという法的根拠はありません。
しかし、退職に関わるタイミングはデリケートな場合が多いので、スムーズに手続きが進むよう、あらかじめ確認を取ることをおすすめします。
退職届の用紙はノートやルーズリーフでも良い？
いくら罫線が入った用紙であっても、ノートやルーズリーフは退職届に使用するべきではありません。
退職届にふさわしい用紙を選ぶことは、ビジネスマンとして最低限のマナー。ノートやルーズリーフを使用しての退職届はビジネスマナー違反とも言えるでしょう。
退職をしても、職場の方との関係が続く場合もありますので、相手の気持ちを考え、マナーを守った行動をすることが大切です。
退職届の用紙を売っている場所
退職届の用紙は、身近なお店やネット通販などで購入できます。
主な購入場所は以下の通りです。
| 文房具屋 | 退職届を作成するために必要な道具一式 |
| 100円ショップ・スーパー・デパート等 | コピー用紙、退職届一式 ※お店による |
| コンビニ | コピー用紙、退職届一式 ※お店による |
| ネット通販 | 退職届を作成するために必要な道具一式 |
文房具屋は、その名の通り文具を専門に販売しているお店なので、退職届を作成するために必要な白色便せんやコピー用紙、退職届専門用紙など豊富な種類から選ぶことができます。用紙だけでなく、封筒やペン、プリンターのインクカートリッジなども一式購入できて便利。
100円ショップやスーパー、デパートの文具コーナーでも、退職届に必要なコピー用紙や封筒、退職届専用用紙を購入することができます。
しかしながら、豊富な種類の中から厳選した品揃えをしているため、お店によっては希望の形式・サイズの用紙や封筒が販売されていないケースがあるので注意。
コンビニも同様、お店によっては希望の用紙や封筒が販売されていないケースもあります。24時間営業しているコンビニも多く利便性もありますが、希望の商品が買えない場合もあるので、注意しましょう。
「直接購入する時間がない」「近くにお店がない」「近くのお店では販売していない」という場合は、ネット通販を利用するのがおすすめ。
ネット通販を利用すれば、時間も場所も関係なく購入することができますし、通勤途中に購入することも可能です。ただ、最短でも即日など今すぐ欲しい時には向いていません。余裕をもって購入するようにしましょう。
退職届の用紙の折り方
退職届のみならず、用紙の折り方や封筒の入れ方にはマナーがあります。
基本的な折り方は以下の2通り。
基本的には三つ折りがよいとされています。
その理由も詳しく解説します。
基本は三つ折り
封筒の入れ方には「三つ折り」と「四つ折り」がありますが、基本的には三つ折りが主流とされています。
三つ折りのほうが折り目が少ないので、封筒に入れた際にも厚くなりにくく、読み手が開いた時にシワが少なく読みやすいためです。
また、退職届は上司に渡すものですから、必要以上に折り目がたくさんついていると汚くみえてしまう可能性があります。三つ折りで封筒に入るならば、できるだけ三つ折りにしましょう。
三つ折りの折り方
三つ折りのおり方を紹介します。
- 汚れていない机に用紙をまっすぐ置く
- 用紙の下3分の1を上へ折り返す
- 用紙の上3分の1を下へ折り返す
四つ折りの折り方
四つ折りの折り方を紹介します。
- 汚れていない机に用紙をまっすぐ置く
- 用紙の下半分を上へ折り返す
- さらにもう一度、用紙の下半分を上へ折り返す
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退職届の用紙を適切に選んで退職しよう
退職届は、会社に提出する最後の正式書類です。ビジネスマナーに適した用紙を選ぶようにしましょう。
正しく退職届を提出することで、退職まで会社とスムーズにやりとりすることができます。
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